MBO Directiesecretaresse / Management Assistent

MBO Directiesecretaresse/Management assistent (niveau 4)
Als Directiesecretaresse/Management assistent krijgt u door de dagelijkse omgang met de directie of staf inzicht in de dagelijkse leiding. U vervult daardoor een bijzonder verantwoordelijke en ook zelfstandige functie. Zo voert u de corresspondentie in het Nederlands en Engels, maar ook in een andere moderne taal zoals Duits of Frans. Daarnaast bereidt u vergaderingen voor, verzorgt u de notulen en organiseert u belangrijke bijeenkomsten. Tevens ondersteun en adviseert u de planning en coördinatie van werkzaamheden van andere collega’s.

U signaleert en anticipeert
Van u wordt verwacht dat u, indien nodig, nieuwe procedures bedenkt en uitwerkt. Daarnaast dient u op te treden als intermediair en dient u eventuele knelpunten tijdig te signaleren en op nieuwe zaken te anticiperen. U moet snel om kunnen schakelen, want vaak lopen er verscheidene activiteiten naast elkaar.

Wat kan een directiesecretaresse/management assistent
Als directiesecretaresse/management assistent ondersteunt u het management bij het hele proces van planning en uitvoering. Veel werkzaamheden verricht u zelfstandig. U neemt initiatief en bedenkt zelf oplossingen. U bent werkzaam in een organisatie waar sprake is van een directeur of manager.

Mogelijke functies
Directiesecretaresse
Teamsecretaresse
Personal assistant
Projectsecretaris
Persoonskenmerken
Als directiesecretaresse/management assistent kunt u accuraat en gedisciplineerd werken. U bent dienstverlenend, representatief en hebt een resultaatgerichte instelling. U kunt heel zelfstandig werken, maar ook in teamverband. Hierdoor bent u collegiaal. Vanwege de hectiek die in uw functie kan voorkomen, bent u ook stressbestendig en besluitvaardig. U blijft vriendelijk en beleefd naar de mensen die u ondersteunt en naar de klanten van het bedrijf waar u werkt.

Veelzijdig takenpakket
Het takenpakket van een directiesecretaresse/management assistent is veelzijdig. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van werkzaamheden die u in deze functie kunt uitvoeren:


Zelfstandig verzorgen en uitwerken van correspondentie (notities, rapporten, etcetera)
Bijhouden van de (diverse) agenda’s en maken van afspraken, zowel binnen als buiten de organisatie
Regelen van lunches, recepties en zakenreizen
Ontvangen en informeren van bezoekers
Onderhouden van in- en externe contacten met medewerkers en relaties (en het beheren van vertrouwelijke informatie)
Verzorgen van uitnodigingen voor bijeenkomsten
Verzorgen en organiseren van vergaderingen en besprekingen
Verzorgen van uitgaande en binnenkomende post
Behandelen en afhandelen van binnenkomende telefoongesprekken
Versturen en afhandelen van faxen en e-mailberichten
Verstrekken van informatie aan directie en management
Notuleren en uitwerken van vergaderingen
Systematiseren, actualiseren en het periodiek schonen van diverse archieven
Aanleggen en bijhouden van dossiers
Inrichten en beheren van nieuwe archieven
Administratief ondersteunen van projecten
Beheren van vakliteratuur
Voorbereiden en uitvoeren van werkzaamheden voor publicaties, beurzen, presentaties, interviews, seminars, enz.
Beheren van het klantenbestand
Bewaken van voorgenomen besluiten en deadlines ten behoeve van directie en management
U kunt met deze opleiding overal aan de slag als secretaresse, in profit en non-profitorganisaties, bij kleine en bij grote bedrijven en instellingen.

Vooropleiding:
lbo/vbo/mavo-diploma, 3 jaar havo/vwo of MBO niv 2

Afronding

diploma of certificaat van deelname

Trefwoorden

MBO, directiesecretaresse, directie, secretaresse, management, assistent, niveau, secretarieel, managementassistent

Toelatingseisen MBO-opleiding Directiesecretaresse/Management assistent

Om toegelaten te worden tot de MBO-opleiding Directiesecretaresse/Management assistent dient u in het bezit te zijn van één van de volgende diploma's of bewijzen:

• VMBO (T,G,K)
• VBO (Minimaal 3 vakken op C-niveau, waaronder Nederlands, en minimaal 3 vakken op B-niveau)
• MAVO
• Overgangsbewijs van 3 naar 4 HAVO-VWO

Doe gratis de toelatingstoets!

Slaagt u voor de toelatingstoets, dan mag u starten met de MBO-opleiding Directiesecretaresse/Management assistent. Wanneer u niet slaagt voor de toelatingstoets, kunt u starten met een basisopleiding van het NTI MBO-College. De kosten voor de toelatingstoets bedragen € 60,-. Dit geld krijgt u terug wanneer u zich binnen 14 dagen nadat u te horen hebt gekregen of u geslaagd of gezakt bent voor de toelatingstoets, inschrijft voor een MBO- of basisopleiding van het NTI MBO-College.

Stage is onderdeel van de opleiding

Bij de MBO-opleiding Directiesecretaresse/Management assistent maakt stage onderdeel uit van de opleiding. Tijdens de stage draait u mee in de organisatie, toont u aan al het geleerde onder de knie te hebben en voert u een aantal verplichte opdrachten uit. Het gaat uiteindelijk om de toepassing van het geleerde in de praktijk.

Erkend leerbedrijf

Als u al een baan hebt, kunt u de verplichte stage in de meeste gevallen bij uw werkgever lopen, mits de te verrichten werkzaamheden aansluiten op de door u gevolgde opleiding. Daarnaast kunt u de stage alleen uitvoeren bij een wettelijk erkend leerbedrijf voor uw vakgebied; hierdoor bent u verzekerd van geschikte faciliteiten en professionele begeleiding. Wanneer een stageplaats niet is erkend, heeft u de mogelijkheid deze te laten registreren bij het betreffende kenniscentrum.

Examen MBO-opleiding Directiesecretaresse/Management assistent

U kunt per deelkwalificatie examen doen, zowel theoretisch als in de praktijk. Per jaar zijn er minstens vier momenten waarop u het theoretische examen kunt doen. Per examenronde kunt u zelf bepalen voor welke deelkwalificaties u examen wenst te doen. Voor een aantal deelkwalificaties kunt u ook digitaal examen doen in een van de testcenters. Op StudentenNet+ treft u een overzicht aan van de mogelijk af te leggen examens. U kunt zich hiervoor online aanmelden. Het examengeld voor de theorie-examens bedraagt € 45,- per deelkwalificatie. Het examengeld voor het afnemen van de digitale examens in een testcenter bedraagt € 65,-. Doet u het examen bij het testcenter van het NTI in Leiden dan kost dit slechts € 45,-.

De examens van de MBO-opleiding Directiesecretaresse/Management assistent bij het NTI worden (op verzoek) ook in het buitenland afgenomen. Dit geldt alleen voor landen buiten Europa.

• Meer informatie