Een offerte schrijven … een hele klus. Want hoe zorg je dat je onderscheidend bent? Hoe sluit je aan bij de doelgroep? En hoe zorg je dat de klant zich herkent in jouw verhaal? Een handleiding.

‘Met genoegen bieden wij u vrijblijvend onze offerte aan. Door onze jarenlange ervaring en vakmanschap waarborgen wij de beste kwaliteit op het gebied van ….’ Als je ‘voorbeeldoffertes’ intypt bij Google, dan rollen dit soort kant-en-klare offertes binnen enkele seconden over je scherm. Niet echt teksten waar het hart van je prospect sneller door gaat kloppen. ‘Met genoegen’, ‘indien’, conform’ –  allemaal plechtige woorden die afstand scheppen. En erg persoonlijk is zo’n voorstel natuurlijk niet.

Koester je klant

Hoe krijg je het voor elkaar om wél klantgericht en eigentijds te schrijven? Door de klant te koesteren. Door je lezer het gevoel te geven: hé, het draait om mij! Dit bereik je door in je toon en in je taal de klant centraal te stellen. Hoe doe je dat?

De juiste toonzetting

Begin een offerte of brief altijd met de klantsituatie. Zo laat je merken dat je goed geluisterd hebt. En dat je weet wat er speelt bij het bedrijf van de klant. Houd hierbij wel goed rekening met je doelgroep! Stuur je je voorstel aan de persoon met wie jij aan tafel zat? Dan kun je persoonlijker zijn dan wanneer de offerte naar iemand anders binnen de organisatie gaat.

Is jouw contactpersoon ook degene aan wie je je offerte stuurt, begin je inleiding dan met iets herkenbaars. Herhaal de vraag van de klant. Beschrijf iets wat je opviel tijdens het gesprek. Of citeer de klant als hij een bijzondere uitspraak deed. Ook kun je een opvallend feit van de website halen.

Persoonlijk formuleren

Bij de juiste toonzetting hoort een persoonlijke formulering. Spreek de klant aan. Gebruik dus regelmatig ‘u’ in je teksten. Tutoyeren mag ook, als je dat tenminste al deed tijdens het gesprek met je contactpersoon. Gaat de offerte echter naar iemand anders in de organisatie, dan is ‘u’ een betere keus.

Gebruik ook ‘warme woorden’ als hartelijk dank, plezierig om, wat vervelend dat. Geschreven teksten hebben een extraatje nodig – op papier heb je immers geen persoonlijk contact. Je kunt geen gebruik maken van non-verbale communicatie. Dit compenseer je met persoonlijke, warme taal.

Klare taal gebruiken

Je zag het al bij de kant-en-klare offerte van internet: ouderwetse woorden als ‘indien’, ‘jegens’ en ‘hetwelk’ scheppen afstand. En die afstand wil je niet, je wilt juist persoonlijk zijn. Veel mensen denken dat plechtige woorden indruk maken op de lezer. Het tegendeel is waar: steeds minder mensen begrijpen deze woorden. Zoek dus naar eigentijdse synoniemen. En vermijd vaktaal. Want jij bent een specialist op jouw vakgebied, maar je prospect is dat misschien helemaal niet.

Kijk ook uit met lange, ingewikkelde zinnen. Die lezen niet prettig. Je lezer raakt hierdoor snel de draad kwijt. Maak je zinnen niet te lang – hooguit twintig woorden per zin. En zet het belangrijkste van de zin vooraan.

Een goede, klantgerichte structuur

Ook de opbouw van je offerte sluit natuurlijk aan bij de behoefte van de klant. Dat betekent dat je eerst begint met de klantsituatie. Pas dan vertel je over jouw bedrijf. Gebruik altijd tussenkopjes in je offerte: dat geeft overzicht. Ieder blokje tekst krijgt een nieuwe titel. Denk bijvoorbeeld aan ‘uw situatie’, ‘ons bedrijf’, ‘plan van aanpak’, ‘de kosten’.

Een heikel punt, die kosten: zet je ze helemaal achteraan in de voorstel? Ik adviseer je dit niet te doen. Een logische opbouw, gedacht vanuit de klant, is de prijs te noemen nadat je jouw voorstel hebt gedaan. De lezer koppelt jouw plannen dan aan de investering die het van hem vraagt. Na het gedeelte over de kosten geef je dan bijvoorbeeld nog achtergrondinformatie over je bedrijf. Of over de verdere planning.

Brief plus offerte, offerte als brief

Tot slot: is je offerte een brief, of is het een boekje met een begeleidende brief erbij? Het kan allebei. Heb je een flinke offerte, bijvoorbeeld omdat er het voorstel ook een plan van aanpak bevat? Dan is het handig om er een boekje van te maken. Met deze offerte stuur je een brief mee, waarin je terugblikt op het klantgesprek. Bij kleinere voorstellen is een brief-als-offerte de beste keus.

Dit artikel is geschreven door Olga Leever:

Olga is tekstschrijver en geeft schrijftrainingen. Bij het schrijven van teksten gaat zij uit van het ‘nou en?’-principe, waarbij de lezer centraal staat. Een lezer vraagt zich immers altijd af: ‘nou en, waarom zou ik dit moeten weten?’ Pas als je de vragen van de lezer goed in kaart hebt, kun je een tekst schrijven die van begin tot einde boeit.

• Naar de website van de schone schrijfster.